Putu Harry Sasmita tentang Cara Membangun Tim IT yang Tidak Bergantung pada Satu Orang
Salah satu kerentanan paling umum dalam tim IT di perusahaan skala menengah dan institusi keuangan daerah adalah ketergantungan yang terlalu besar pada satu atau dua orang yang memahami sistem secara mendalam. Ketika orang tersebut pergi, baik karena resign, sakit, atau alasan lainnya, seluruh operasional IT yang bergantung padanya bisa terganggu secara signifikan. Pengetahuan tentang cara sistem bekerja, di mana file konfigurasi tersimpan, bagaimana prosedur pemulihan darurat dijalankan, dan siapa yang harus dihubungi ketika ada vendor yang bermasalah semuanya tersimpan di satu kepala dan tidak pernah didokumentasikan dengan cukup baik untuk bisa diakses oleh orang lain. Putu Harry Sasmita mengenal kerentanan ini dari dalam selama lebih dari satu dekade berkarier di divisi IT Bank Jatim, dan pemahaman itu membentuk cara ia membangun dan mengelola tim hari ini sebagai entrepreneur aktif di Surabaya.
Membangun tim IT yang tidak bergantung pada satu orang bukan tentang mencegah seseorang menjadi terlalu ahli. Keahlian yang dalam tetap sangat dibutuhkan. Ini tentang memastikan bahwa keahlian itu tidak tersimpan hanya dalam satu tempat dan bahwa organisasi memiliki mekanisme untuk mempertahankan pengetahuan institusional bahkan ketika individu yang memilikinya tidak lagi ada.
Dokumentasi sebagai Fondasi Tim yang Resilient
Langkah pertama dan paling fundamental dalam membangun tim IT yang tidak bergantung pada satu orang adalah dokumentasi yang konsisten dan yang diperlakukan sebagai aset organisasi bukan sebagai beban administratif yang dikerjakan sisa-sisa waktu. Dokumentasi yang efektif bukan berarti manual teknis setebal buku yang tidak pernah dibaca. Ini berarti runbook yang cukup jelas untuk diikuti oleh seseorang yang tidak familiar dengan sistem tertentu dalam situasi darurat, prosedur yang ditulis dengan asumsi bahwa pembacanya adalah orang yang kompeten namun tidak pernah melihat sistem ini sebelumnya, dan struktur penyimpanan yang memastikan setiap anggota tim bisa menemukan informasi yang mereka butuhkan tanpa harus bertanya kepada orang yang sama setiap kalinya.
Putu Harry Sasmita dalam pengalamannya di divisi IT Bank Jatim menyaksikan langsung bagaimana sistem yang tidak terdokumentasi dengan baik menciptakan single point of failure yang tidak terlihat sampai seseorang yang kritis tidak hadir pada saat yang paling tidak tepat. Investasi dalam dokumentasi yang baik hampir selalu terasa seperti overhead yang tidak perlu sampai hari ketika seseorang yang kritis tidak hadir dan tim menyadari bahwa tidak ada yang tahu cara menangani situasi yang seharusnya sudah terdokumentasi sejak lama.
Rotasi Pengetahuan dan Cross-Training yang Terstruktur
Dokumentasi saja tidak cukup jika pengetahuan tentang sistem hanya hidup di dokumen dan tidak pernah dipraktikkan oleh lebih dari satu orang. Rotasi pengetahuan melalui cross-training yang terstruktur adalah yang memastikan bahwa dokumentasi yang ada benar-benar dipahami dan bisa digunakan oleh lebih dari satu anggota tim. Ini bisa dilakukan melalui sesi knowledge sharing rutin di mana setiap anggota tim mempresentasikan sistem atau prosedur yang menjadi tanggung jawab mereka kepada seluruh tim, melalui penugasan backup person untuk setiap fungsi kritis sehingga selalu ada dua orang yang memahami setiap sistem, atau melalui rotasi penugasan berkala yang memastikan tidak ada satu orang pun yang menjadi satu-satunya pemilik pengetahuan tentang sistem tertentu.
Tantangan dari pendekatan ini adalah waktu. Cross-training membutuhkan waktu yang diambil dari produktivitas jangka pendek untuk investasi dalam kapasitas jangka panjang. Tim yang selalu dalam mode reaktif menangani masalah yang muncul hampir tidak pernah punya waktu untuk cross-training yang terstruktur. Memecahkan lingkaran itu membutuhkan komitmen kepemimpinan yang sadar bahwa investasi dalam redundansi pengetahuan adalah investasi yang nilainya paling terasa justru pada momen yang paling tidak diinginkan.
Sistem dan Proses yang Mengurangi Ketergantungan Individu
Selain dokumentasi dan cross-training, membangun tim IT yang resilient juga membutuhkan desain sistem dan proses yang secara aktif mengurangi ketergantungan pada individu tertentu. Ini mencakup standarisasi konfigurasi sehingga setiap server atau aplikasi diset up dengan cara yang sama dan dapat diprediksi, otomasi untuk tugas-tugas rutin yang saat ini masih dilakukan secara manual oleh satu orang tertentu, dan akses yang terdistribusi dengan benar sehingga tidak ada satu orang yang menjadi bottleneck untuk setiap permintaan akses yang datang dari berbagai penjuru organisasi.
Putu Harry Sasmita kini aktif sebagai entrepreneur di Surabaya menerapkan prinsip-prinsip ini dalam membangun tim untuk bisnis yang ia kembangkan. Pelajaran dari lebih dari satu dekade di IT perbankan Bank Jatim tentang bagaimana sistem dan tim yang rapuh terhadap ketergantungan individu bisa menciptakan risiko operasional yang tidak perlu adalah pelajaran yang relevan jauh melampaui konteks perbankan. Setiap bisnis yang bergantung pada teknologi untuk beroperasi, yang hari ini berarti hampir semua bisnis, perlu memastikan bahwa pengetahuan tentang teknologi itu tidak tersimpan hanya di satu kepala yang tidak bisa digantikan dalam semalam.
Leave a Reply